書類たまってないですか⁉︎ 多くの方が悩む書類の整理は３つの手順で解消！

こんにちは！頭の整理で豊かな生活を構築するライフオーガナイザー伊東です。

講座を開くと毎回ご質問いただく「書類整理」について書きたいと思います。

書類整理って簡単だけど大変です…

理由は明確で、一枚一枚確認しなきゃ仕分けできない割にいくら頑張ってもなかなか減らないので、整理したぞって感覚が持てないんですよね。

人間効果が見えないと持続するのは大変です。

とはいえ、いつかやらなきゃ紙に埋もれてしまって雑然とした空間になる原因に…

ということで、今回は無理なく始められる書類整理を考えましょう！

書類整理の３つのポイント

書類整理に限ったことではありませんが、一気に全てを…となると強い精神力と不屈の闘志が必要に…なので段階を踏んで継続してやれることが大事です。

ここで重要になるのは「誰の」「いつまで」というキーワードと書類用のキャビネットです。

３つの手順に分けて考えていきましょう。

書類整理の手順①書類の「賞味期限」別に分類する収納を作る

書類に限らずほとんどのモノには賞味期限があると思っていただきたいのですが、書類にも有効期限があります。

例えば家の権利書や登記簿、保証書などは何十年あるいは半永久となりますが、電化製品の保証書などは1年だったり3年だったりと明記されていますよね。同じようにほとんどの書類にはとっておくべき期間があります。

なので、まずはキャビネットを用意してインデックスしていきます。できれば一つのキャビネットで管理するのが理想ですが、お仕事関係の書類が多い方などは、書類を判断する人数分のキャビネットを購入して行いましょう。

インデックスは、一般的なご家庭であれば1ヶ月先、3ヶ月先、半年先、1年先、1年以上の日付とするのがいいでしょう。「2017年◯月末まで」というようにインデックスを作ります。

期限を明記したら、その期限到達日にそのキャビネット内の書類を丸ごと廃棄します。

1年以上のキャビネットは来年の今頃再度分類すればいいですね。

一方思い出の手紙など「思い出」が紙にくっついていると賞味期限や有効期限という概念がなくなります。これはもう紙という分類を飛び出しますので、違う場所へ保管するのがいいでしょう。

A4レターケース5段　(浅5段)　A4E-05B

書類整理の手順②「未来」と「過去」を分断する

書類の厄介なところは冒頭で書いた他に、毎日家の中に侵入していくることです。

郵便ポストに入る、お子様が持ち帰ってくる、お仕事関係で新たに発生する…毎日増えます。

加えてすでに家の中に侵入し居ついている書類の山がありますよね。これを分類していくのは、冒頭に書いた通り、かなり大変な作業です。

なので、まずは今日から入ってくる書類だけを①で作ったキャビネットに分類することを心がけましょう。

書類整理の手順③毎日入ってくる書類を仕分けする

あとは毎日家に侵入する紙を機械的に分けていけばいいわけです。

こうすることで、存在を忘れて期限が切れてたなんてことも軽減されますし、期限が過ぎて捨てる際にも何のストレスなく廃棄することができます。

紙の電子化もオススメではありますが、これは苦手な方もいらっしゃいますし、信用できない方も多くいらっしゃいますので、伊東は次のステップと位置づけてます。

電子化についてはもっと知りたい！という方はメッセージいただければと思います！